Anleitung · KI Dokumentation
Vorlagen erstellen
Standardvorlagen und strukturierte Vorlagen — wann welche passt, wie man sie erstellt und wie der Vorlagen-Generator hilft.
Welcher Vorlagentyp passt zu mir?
ReportAssistant kennt zwei Arten von Vorlagen. Für die meisten Anwendungsfälle ist die Standardvorlage die richtige Wahl — strukturierte Vorlagen sind ein Spezialwerkzeug für einen engeren Einsatzbereich.
Standardvorlage
Eine freie Textanweisung an die KI — ähnlich wie ein Prompt. Sie beschreiben, was im Bericht stehen soll, welche Überschriften gewünscht sind und welche Formulierungen bevorzugt werden.
Geeignet für:
- → Den Großteil der Alltagsdokumentation
- → Berichte mit immer ähnlicher Struktur (z. B. Anamnese, Klinische Untersuchung, Diagnose, Therapie)
- → Rücküberweisungen, Halterbriefe, OP-Berichte
- → Alles, bei dem der Inhalt von Fall zu Fall variiert — auch wenn die Überschriften gleich bleiben
Strukturierte Vorlage
strukturiertEine Vorlage mit festen Feldern und vordefinierten Auswahloptionen. Sinnvoll, wenn Sie immer exakt dieselben Messwerte, Scores oder Checklisten-Punkte erfassen — und das Ergebnis wirklich jedes Mal identisch strukturiert sein muss.
Geeignet für:
- → Untersuchungen mit fixen Messwerten (z. B. Echokardiographie: EF, LA/Ao-Ratio)
- → Scoring-Systeme mit definierten Stufen (z. B. Lahmheitsgrad 1–5)
- → Checklisten und Protokolle, bei denen jeder Punkt immer erfasst werden muss
- → Spezialuntersuchungen, deren Befundaufbau völlig festgelegt ist
⚠ Generierung dauert 2–3× länger als bei Standardvorlagen.
Standardvorlagen erstellen
Eine Standardvorlage ist ein Freitext-Prompt, den die KI als Grundlage für den Bericht erhält. Sie können darin Überschriften vorgeben, Formulierungen wünschen, bestimmte Inhalte ein- oder ausschließen und Hinweise zur Sprache geben.
Manuell erstellen
- 1Öffnen Sie die App und navigieren Sie zu Vorlagen.
- 2Tippen Sie auf Neue Vorlage erstellen. Es erscheint ein Auswahlmenü — wählen Sie Neue Standardvorlage.
- 3Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Rücküberweisung Kardiologie“) und wählen Sie die gewünschte Sichtbarkeit (persönlich, Team oder Organisation).
- 4Geben Sie im großen Textfeld Ihre Anweisungen an die KI ein. Beschreiben Sie, was im Bericht stehen soll — zum Beispiel welche Überschriften, in welcher Reihenfolge und in welchem Stil.
- 5Speichern Sie die Vorlage. Sie steht ab sofort bei der Berichterstellung zur Auswahl.
Tipps für eine gute Standardvorlage
- Beschreiben Sie konkret, was im Bericht erscheinen soll — und was nicht.
- Geben Sie Überschriften vor, die immer gleich lauten sollen.
- Nennen Sie bevorzugte Formulierungen oder Fachbegriffe.
- Fügen Sie ein Beispiel-Bericht am Ende des Prompts ein — das hilft der KI, den gewünschten Stil zu verstehen.
- Testen Sie die Vorlage mit ein paar Aufnahmen und passen Sie die Anweisungen nach Bedarf an.
Strukturierte Vorlagen erstellen
Strukturierte Vorlagen bestehen aus festen Feldern mit vordefinierten Auswahloptionen oder Freitexteingaben. Die KI befüllt die Felder anhand des Gesprächs oder der Aufnahme. Das Ergebnis hat immer exakt dieselbe Struktur — deshalb sind strukturierte Vorlagen nur dann sinnvoll, wenn der Inhalt wirklich immer nach demselben Schema erfasst wird.
Wofür eignen sich strukturierte Vorlagen?
Strukturierte Vorlagen sind kein Allzweckwerkzeug — sie haben einen klar umrissenen Einsatzbereich. Sinnvoll sind sie nur dann, wenn immer exakt dieselben Felder mit immer denselben möglichen Werten befüllt werden.
- Spezialuntersuchungen mit fixen Messwerten: z. B. Echokardiographie (EF, LA/Ao, E/A-Verhältnis), Augendruckmessung (IOD rechts/links), Ganganalyse
- Scoring-Systeme mit klar definierten Stufen: z. B. Lahmheitsgrad 1–5, Body Condition Score 1–9
- Anästhesie- oder OP-Protokolle mit Checklisten-Charakter, bei denen jeder Punkt immer erfasst werden muss
- Befundformulare mit streng festgelegtem Aufbau, bei denen das Ergebnis immer identisch strukturiert sein soll
Die Vorteile
- Konsistente Berichte mit einheitlicher Terminologie und Formatierung
- Übersichtliche Struktur, die direkt aus der Spracheingabe entsteht
Zwei Funktionen, die es nur bei strukturierten Vorlagen gibt:
Standardwerte (Negativbefunde)
Für jedes Freitextfeld können Sie einen Standardwert hinterlegen — die Formulierung, die im Befund erscheinen soll, wenn der Befund unauffällig ist. Erkennt die KI, dass ein Befund normal ist, setzt sie den Standardwert automatisch ein, ohne dass Sie ihn jedes Mal diktieren müssen.
Beispiel: Feld „Schleimhäute“ — Standardwert: „rosa, feucht, KFZ < 2 Sek.“ Solange Sie nichts Auffälliges erwähnen, erscheint dieser Text automatisch im Bericht.
Textbausteine
Textbausteine sind fest definierte Formulierungen, die die KI unverändert in den Bericht einfügt, sobald sie den passenden Kontext erkennt. Sie müssen den Text nicht diktieren — die KI erkennt, wann er passt, und setzt ihn automatisch.
Beispiel: Ein Textbaustein „Standardnarkose Isofluran“ erscheint automatisch, sobald im Gespräch eine Isofluran-Narkose erwähnt wird — immer im exakt gleichen Wortlaut.
Manuell erstellen
- 1Öffnen Sie die App und navigieren Sie zu Vorlagen.
- 2Tippen Sie auf Neue Vorlage erstellen und wählen Sie Neue strukturierte Vorlage.
- 3Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie die Sichtbarkeit. Tippen Sie anschließend auf Manuell erstellen, um die Vorlage selbst aufzubauen.
- 4Fügen Sie Abschnitte, Unterabschnitte und Felder hinzu. Wählen Sie für jedes Feld den passenden Typ (Freitext, Single Choice, Multiple Choice oder Textbaustein).
- 5Legen Sie bei Bedarf Standardwerte und die Option „Anzeigen, wenn nicht erwähnt“ fest (mehr dazu in den Abschnitten unten).
- 6Speichern Sie die Vorlage und testen Sie sie mit einer Aufnahme.
Aufbau einer strukturierten Vorlage
Eine strukturierte Vorlage ist in drei Ebenen gegliedert:
- Abschnitte
- bilden die großen Kapitel (z. B. Anamnese, Klinische Untersuchung). Der Abschnittstitel erscheint im fertigen Befund als große Überschrift (optional ausblendbar).
- Unterabschnitte
- gliedern Details innerhalb eines Abschnitts (z. B. Allgemeine Informationen, Auge rechts/links). Der Titel erscheint als kleine Überschrift (optional ausblendbar).
- Felder
- enthalten die eigentlichen Inhalte (z. B. Vorstellungsgrund, Medikation, Messwerte) in verschiedenen Formaten — Freitext, Single Choice, Multiple Choice oder Textbaustein.
In der Standardeinstellung erscheinen alle Abschnitte, Unterabschnitte und Felder im fertigen Befund nur dann, wenn sie ausgefüllt wurden — also wenn die KI aus dem Gespräch relevante Informationen extrahieren konnte. So müssen keine leeren Passagen nachträglich gelöscht werden.
Feld-Typen
Für jedes Feld wählen Sie einen Typ, der bestimmt, wie die KI die Information eintragen soll.
Freitext-Felder
Für Angaben, die je nach Fall stark variieren können. Die KI schreibt in eigenen Worten, was sie aus dem Gespräch entnommen hat.
Typische Beispiele: Vorstellungsgrund, Vorbericht, Symptomatik, Untersuchungsergebnisse mit variablem Befund, Medikationsangaben. Unter „Zusätzliche Anweisungen“ können Sie optional weitere Hinweise geben — zum Beispiel eine gewünschte Einheit oder Formulierung.
Beispiele
- Feldname: „Medikation“ — Zusatzhinweis: „Liste alle aktuell verabreichten Medikamente auf, schreibe in Stichpunkten.“
- Feldname: „Blutdruckmessung“ — Zusatzhinweis: „Wert in mm/Hg angeben.“
Single-Choice-Felder
Single-Choice-Felder eignen sich, wenn genau eine feste Option ausgewählt werden soll und die Ausgabe einheitlich formuliert sein muss.
Beispiele
- Impfstatus: „vollständig" / „unvollständig" / „unklar"
- Geschlecht/Kastrationsstatus: „weiblich" / „weiblich/kastriert" / „männlich" / „männlich/kastriert"
- Haltungsform: „Wohnungskatze" / „Freigänger"
Wenn häufig Teilangaben oder Mischkonstellationen vorkommen, stößt Single Choice an Grenzen. Dann ist ein Freitextfeld besser geeignet.
Tipp: Bei Angaben wie „Impfstatus“ kann es sinnvoll sein, die Option „Anzeigen, wenn nicht erwähnt“ zu aktivieren — so ist das Feld immer sichtbar und kann mit einem Klick nachgetragen werden.
Multiple-Choice-Felder
Wie Single Choice — aber es können mehrere Optionen gleichzeitig zutreffen.
Beispiele
- Hautbefund-Typen: erythematös · papulös · pustulös · exsudativ
- Gültige Impfungen: Tollwut · Leptospirose · Parvo · Staupe
Auch hier gilt: Die Optionen müssen klar und eindeutig sein. Bei sehr vielen Abstufungen lieber auf Freitext wechseln.
Textbausteine
Textbausteine sind fest definierte Formulierungen, die unverändert in den Bericht übernommen werden. Sie eignen sich überall dort, wo Inhalte immer gleich formuliert erscheinen sollen — z. B. standardisierte Hinweise, Abkürzungsverzeichnisse oder Standardbehandlungen.
Die KI wertet den Kontext aus und erkennt, wann ein Baustein passt. Sie schlägt ihn dann automatisch vor.
Beispiele
- Standardanleitung zur Medikamentengabe (z. B. Carprofen)
- Einheitliche Narkoseprotokoll-Formulierung
- Hygiene- oder Biosicherheitshinweise
Standardwerte
Was ist ein Standardwert (Negativbefund)?
Ein Standardwert ist eine fest definierte Formulierung für den unauffälligen Befund eines Freitextfelds. Er spart Tipparbeit und sorgt für einheitliche Sprache.
Erkennt die KI aus dem Gespräch, dass ein Befund unauffällig ist, wird der Standardwert automatisch eingesetzt. Sobald eine Auffälligkeit genannt wird, bleibt der Standardwert leer oder wird entsprechend angepasst.
Beispiele
- Diktiert: „Schleimhäute unauffällig" → Standardwert: „Schleimhäute rosa, feucht; KFZ < 2 Sek."
- Niere im Ultraschall als unauffällig beschrieben → Standardwert: „Kapsel glatt und klar abgegrenzt; Parenchym homogen; KM-Differenzierung erhalten."
Referenzwerte im Befund anzeigen
Bei Messwerten — etwa in der Echokardiographie oder bei Laborwerten — soll oft neben dem gemessenen Wert auch der Referenzbereich erscheinen, z. B.:
Referenzwerte sind kein Standardwert — sie ersetzen keinen fehlenden Befund, sondern sollen immer zusammen mit dem gemessenen Wert erscheinen. Sie müssen der KI daher als Anweisung mitgegeben werden. Dafür gibt es zwei Wege:
Referenzwert gilt für alle Felder der Vorlage
Geben Sie die Anweisung im Hinweisfeld des Vorlagen-Generators ein, bevor Sie die Vorlage generieren — z. B.: „Füge bei jedem Messwert den Referenzbereich in Klammern hinzu.“ Die KI berücksichtigt diese Anweisung dann für alle Felder der generierten Vorlage.
Referenzwert gilt nur für ein bestimmtes Feld
Öffnen Sie das gewünschte Feld in der Vorlagenbearbeitung und tragen Sie den Referenzbereich in das Feld „Zusätzliche Anweisungen“ ein — z. B.: „Referenzwert: < 2,0 m/s — bitte immer in Klammern hinter dem gemessenen Wert angeben.“ So gilt die Anweisung nur für dieses eine Feld.
Felder dauerhaft anzeigen („Anzeigen, wenn nicht erwähnt“)
Wenn die Option „Feld im Dokument anzeigen, auch wenn keine Angaben dazu gemacht werden“ aktiv ist, erscheint das Feld immer im fertigen Dokument — auch wenn im Gespräch keine entsprechende Information enthalten war. Es wird dann entweder mit dem hinterlegten Standardwert oder Textbaustein befüllt oder leer gelassen.
Diese Option ist besonders hilfreich für Felder, die immer sichtbar sein sollen — zum Beispiel Textbausteine mit Standardhinweisen oder Felder, bei denen ein unauffälliger Befund trotzdem dokumentiert werden soll.
Situation: Der Puls wird bei der Allgemeinen Untersuchung immer mituntersucht, aber nur erwähnt, wenn er auffällig ist — trotzdem soll das Feld immer befüllt sein.
Lösung: Standardwert „regelmäßig und gleichmäßig" hinterlegen und „Feld immer anzeigen" aktivieren. Der Standardwert erscheint automatisch, solange keine Abweichung erwähnt wird.
Situation: Am Ende des Befunds soll immer ein fester Wiedervorstellungshinweis oder ein Abkürzungsverzeichnis stehen.
Lösung: Textbaustein mit dem gewünschten Text anlegen und „Anzeigen, wenn nicht erwähnt" auswählen — der Baustein erscheint dann immer an der vorgegebenen Stelle.
Der Vorlagen-Generator
Anstatt eine Vorlage von Grund auf selbst zu schreiben, können Sie dem Vorlagen-Generator bestehende Berichte oder Transkripte geben — er erstellt daraus automatisch einen ersten Entwurf. Das funktioniert sowohl für Standardvorlagen als auch für strukturierte Vorlagen.
So nutzen Sie den Vorlagen-Generator
- 1Öffnen Sie die App und navigieren Sie zu Vorlagen → tippen Sie auf Neue Vorlage erstellen.
- 2Wählen Sie den gewünschten Vorlagentyp (Neue Standardvorlage oder Neue strukturierte Vorlage).
- 3Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie die Sichtbarkeit. Tippen Sie dann auf Vorlage aus Berichten erstellen.
- 4Laden Sie Ihre Beispielberichte hoch oder fügen Sie Text direkt ein (siehe unten). Sie können bis zu 10 Berichte kombinieren.
- 5Optional: Geben Sie im Feld Hinweise an, was die KI besonders berücksichtigen soll — z. B. bestimmte Überschriften, Formulierungen oder die gewünschte Sprache.
- 6Tippen Sie auf Vorlage generieren. Die KI erstellt einen Entwurf — prüfen und bearbeiten Sie ihn, bevor Sie ihn speichern.
Welche Dateien können hochgeladen werden?
Der Vorlagen-Generator akzeptiert folgende Formate:
Sie können Dateien hochladen und gleichzeitig Text direkt einfügen — beides wird zusammen verarbeitet. Insgesamt sind bis zu 10 Eingaben möglich.
Welche Ausgabeformate werden unterstützt?
Die generierten Berichte können folgende Strukturelemente enthalten:
Tipps für gute Ergebnisse
- Laden Sie 3–5 möglichst typische Beispielberichte aus Ihrer Praxis hoch — je repräsentativer, desto besser der Entwurf.
- Keine Tabellen in den Beispieldateien — tabellarische Inhalte vorher in Stichpunkte oder Fließtext umwandeln.
- Nutzen Sie das Hinweisfeld, um Präferenzen anzugeben: z. B. „Überschriften beibehalten", „Befunde in Stichpunkten" oder „immer Rubrik Diagnose am Ende".
- Wenn Sie bereits eine grobe Vorlage haben, können Sie diese als Text einfügen — der Generator ergänzt und verfeinert sie.
- Nach der Generierung: Prüfen Sie jeden Abschnitt und jede Auswahlmöglichkeit einzeln. Der erste Entwurf ist ein Ausgangspunkt, kein Endprodukt.
Tipps und häufige Fallstricke bei strukturierten Vorlagen
Strukturierte Vorlagen sind mächtig — aber je nach Aufbau kann es passieren, dass das Ergebnis nicht ganz dem entspricht, was man sich vorgestellt hat. Die folgenden Hinweise helfen dabei, häufige Probleme von vornherein zu vermeiden.
Generierungszeit ist grundsätzlich länger
Strukturierte Vorlagen brauchen immer mehr Rechenzeit als Standardvorlagen — unabhängig davon, wie viele Felder sie haben. Das Modell muss jeden Abschnitt und jedes Feld einzeln verarbeiten, was je nach Vorlage 2- bis 3-mal so lange dauern kann. Hinzu kommt: Je mehr Felder, desto länger — und desto höher das Risiko, dass dieselbe Information in mehreren Feldern gleichzeitig auftaucht und sich im Bericht wiederholt.
Empfehlung: Nur so viele Felder einbauen wie wirklich nötig. Jedes zusätzliche Feld verlängert die Wartezeit und erhöht die Gefahr von Redundanzen.
Informationen ohne passendes Feld gehen verloren
Wenn im Gespräch etwas erwähnt wird, wofür es kein Feld gibt, kann die KI diese Information nirgendwo eintragen — sie fällt weg.
Lösung: Fügen Sie am Ende der Vorlage ein Freitextfeld „Sonstiges“ oder „Weitere Angaben“ hinzu. Die KI trägt dort alles ein, was in keines der anderen Felder passt — so geht keine Information verloren.
Auswahloptionen müssen zur Eingabe passen
Bei Single- und Multiple-Choice-Feldern muss die tatsächliche Eingabe genau zu einer der vordefinierten Optionen passen. Weicht die Formulierung ab, weiß die KI möglicherweise nicht, welche Option zutrifft.
Empfehlung: Überlegen Sie bei jedem Choice-Feld, ob im Praxisalltag Zwischenwerte oder Kombinationen vorkommen. Wenn ja, ist ein Freitextfeld die sicherere Wahl.
Strukturierte Vorlagen profitieren von präzisen Eingaben
Strukturierte Vorlagen funktionieren am besten, wenn die Spracheingabe oder das Transkript konkrete, eindeutige Formulierungen enthält. Je klarer die Information genannt wird, desto zuverlässiger wird sie dem richtigen Feld zugeordnet.
Bei sehr freier oder ausschweifender Sprache kann es passieren, dass Informationen nicht dem richtigen Feld zugeordnet werden. Hier hilft es, beim Diktieren die Feldnamen als Orientierung zu nutzen — z. B. „Puls: regelmäßig und gleichmäßig“ statt nur „alles normal“.
Den Generator-Entwurf immer testen
Der Vorlagen-Generator erstellt einen guten Ausgangspunkt — aber er ist kein fertiges Endprodukt. Besonders bei strukturierten Vorlagen ist es wichtig, jeden Abschnitt, jedes Feld und jede Auswahlmöglichkeit zu kontrollieren.
- Passen die Feldnamen zu Ihrem Praxisvokabular?
- Sind die Auswahloptionen bei Choice-Feldern vollständig und eindeutig?
- Gibt es ein Feld „Sonstiges" für unerwartete Informationen?
- Führen Sie nach dem Speichern mindestens 2–3 Testaufnahmen durch und prüfen Sie das Ergebnis.