Anleitung · KI Dokumentation
Vorlagen erstellen
Standardvorlagen und strukturierte Vorlagen — wann welche passt, wie man sie erstellt und wie der Vorlagen-Generator hilft.
Welcher Vorlagentyp passt zu mir?
ReportAssistant kennt zwei Arten von Vorlagen. Für die meisten Anwendungsfälle ist die Standardvorlage die richtige Wahl — strukturierte Vorlagen sind ein Spezialwerkzeug für einen engeren Einsatzbereich.
Standardvorlage
Eine freie Textanweisung an die KI — ähnlich wie ein Prompt. Sie beschreiben, was im Bericht stehen soll, welche Überschriften gewünscht sind und welche Formulierungen bevorzugt werden.
Geeignet für:
- → Sprechstundendokumentation jeder Art
- → Jegliche Form von Befundberichten — von der Allgemeinen Untersuchung über Rücküberweisungen bis zu Halterbriefen
Standardvorlagen unterstützen auch einfache Standardwerte und Textbausteine — direkt im Vorlagentext hinterlegt, ohne Felder aufbauen zu müssen. Solange die Logik überschaubar bleibt, ist das oft die schnellste Lösung.
Strukturierte Vorlage
strukturiertEine Vorlage mit festen Feldern und vordefinierten Auswahloptionen — sinnvoll, wenn das Ergebnis jedes Mal exakt dieselbe Struktur haben muss.
Geeignet für:
- → Untersuchungen mit festen Messwerten (z. B. Echokardiographie: EF, LA/Ao-Ratio)
- → Checklisten und Protokolle, bei denen jeder Punkt immer erfasst werden muss
Besondere Funktionen:
- → Standardwerte: Hinterlegen Sie den physiologischen Befund — erkennt die KI, dass ein Befund unauffällig ist, setzt sie den gespeicherten Wert automatisch ein.
- → Textbausteine: Feste Formulierungen, die die KI unverändert einfügt, sobald sie den passenden Kontext erkennt.
- → „Anzeigen, wenn nicht erwähnt": Felder erscheinen im Bericht auch dann, wenn sie im Gespräch nicht erwähnt wurden — z. B. mit dem hinterlegten Standardwert.
⚠ Generierung dauert 2–3× länger als bei Standardvorlagen.
Vorlagen erstellen
Beide Vorlagentypen lassen sich entweder manuell aufbauen oder mit dem Vorlagen-Generator entwerfen. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Vorlage manuell anlegen — für den Generator gibt es einen eigenen Abschnitt weiter unten.
Standardvorlage erstellen
- 1Navigieren Sie in der App zu Vorlagen und tippen Sie auf Neue Vorlage erstellen. Wählen Sie Neue Standardvorlage.
- 2Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Rücküberweisung Kardiologie") und wählen Sie die gewünschte Sichtbarkeit: Individuell (nur für Sie selbst sichtbar), Team (für das ausgewählte Team, falls angelegt) oder Organisation (für alle Mitarbeiter der Praxis/Klinik sichtbar).
- 3Geben Sie im großen Textfeld Ihre Anweisungen an die KI ein. Beschreiben Sie, was im Bericht stehen soll — zum Beispiel welche Überschriften, in welcher Reihenfolge und in welchem Stil.
- 4Speichern Sie die Vorlage. Sie steht ab sofort bei der Berichterstellung zur Auswahl.
Tipps für eine gute Standardvorlage
- Beschreiben Sie konkret, was im Bericht erscheinen soll — und was nicht.
- Geben Sie Überschriften vor, die immer gleich lauten sollen.
- Nennen Sie bevorzugte Formulierungen oder Fachbegriffe.
- Fügen Sie einen Beispiel-Bericht am Ende des Prompts ein — das hilft der KI, den gewünschten Stil zu verstehen.
- Testen Sie die Vorlage mit ein paar Aufnahmen und passen Sie die Anweisungen nach Bedarf an.
Hinweise zur Gestaltung guter Vorlagen
- Beschreiben Sie möglichst konkret, welche Informationen im Bericht erscheinen sollen und welche nicht. Die Modelle sind grundsätzlich darauf ausgelegt, alle medizinisch relevanten Informationen zu berücksichtigen.
- Achten Sie darauf, dass jede Information eindeutig einer Überschrift zugeordnet werden kann. Überschneiden sich mehrere Bereiche, kann dieselbe Information an mehreren Stellen erscheinen. Gibt es beispielsweise sowohl eine Überschrift „Herz" als auch eine separate Überschrift „Herzfrequenz", kann die Herzfrequenz unter beiden Überschriften aufgeführt werden, da sie inhaltlich zu beiden Bereichen passt.
- Überlegen Sie daher bei jeder Überschrift, welche Informationen dort gesammelt werden sollen und wie sich dieser Bereich von den übrigen Abschnitten abgrenzt. Medizinisch relevante Informationen, die keiner Überschrift eindeutig zugeordnet werden können, sollten beispielsweise unter „Sonstiges" gesammelt werden. Informationen, die ausdrücklich nicht im Bericht erscheinen sollen, sollten in der Vorlage ebenfalls klar ausgeschlossen werden.
Strukturierte Vorlage erstellen
- 1Navigieren Sie in der App zu Vorlagen und tippen Sie auf Neue Vorlage erstellen. Wählen Sie Neue strukturierte Vorlage.
- 2Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie die Sichtbarkeit (Individuell, Team oder Organisation). Tippen Sie anschließend auf Manuell starten, um die Vorlage selbst aufzubauen.
- 3Fügen Sie Abschnitte, Unterabschnitte und Felder hinzu. Wählen Sie für jedes Feld den passenden Typ (Freitext, Single Choice, Multiple Choice oder Textbaustein).
- 4Legen Sie bei Bedarf Standardwerte und die Option „Anzeigen, wenn nicht erwähnt" fest (→ Details im Abschnitt Strukturierte Vorlagen im Detail).
- 5Speichern Sie die Vorlage und testen Sie sie mit einer Aufnahme.
Der Vorlagen-Generator
Anstatt eine Vorlage von Grund auf selbst zu schreiben, können Sie dem Vorlagen-Generator bestehende Berichte oder Transkripte geben — er erstellt daraus automatisch einen ersten Entwurf. Das funktioniert sowohl für Standardvorlagen als auch für strukturierte Vorlagen.
So nutzen Sie den Vorlagen-Generator
- 1Öffnen Sie die App und navigieren Sie zu Vorlagen → tippen Sie auf Neue Vorlage erstellen.
- 2Wählen Sie den gewünschten Vorlagentyp (Neue Standardvorlage oder Neue strukturierte Vorlage).
- 3Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie die Sichtbarkeit. Tippen Sie dann auf Vorlage aus Berichten erstellen.
- 4Laden Sie Ihre Beispielberichte hoch oder fügen Sie Text direkt ein (siehe unten). Sie können bis zu 10 Berichte kombinieren.
- 5Optional: Geben Sie im Feld Hinweise an, was die KI besonders berücksichtigen soll — z. B. bestimmte Überschriften, Formulierungen oder die gewünschte Sprache.
- 6Tippen Sie auf Vorlage generieren. Die KI erstellt einen Entwurf — prüfen und bearbeiten Sie ihn, bevor Sie ihn speichern.
Welche Dateien können hochgeladen werden?
Der Vorlagen-Generator akzeptiert folgende Formate:
Sie können Dateien hochladen und gleichzeitig Text direkt einfügen — beides wird zusammen verarbeitet. Insgesamt sind bis zu 10 Eingaben möglich.
Welche Ausgabeformate werden unterstützt?
Die generierten Berichte können folgende Strukturelemente enthalten:
Tipps für gute Ergebnisse
- Laden Sie 3–5 möglichst typische Beispielberichte aus Ihrer Praxis hoch — je repräsentativer, desto besser der Entwurf.
- Keine Tabellen in den Beispieldateien — tabellarische Inhalte vorher in Stichpunkte oder Fließtext umwandeln.
- Nutzen Sie das Hinweisfeld, um Präferenzen anzugeben: z. B. „Überschriften beibehalten", „Befunde in Stichpunkten" oder „immer Rubrik Diagnose am Ende".
- Wenn Sie bereits eine grobe Vorlage haben, können Sie diese als Text einfügen — der Generator ergänzt und verfeinert sie.
- Nach der Generierung: Prüfen Sie jeden Abschnitt und jede Auswahlmöglichkeit einzeln. Der erste Entwurf ist ein Ausgangspunkt, kein Endprodukt.
Strukturierte Vorlagen im Detail
Die folgenden Abschnitte erläutern den Aufbau strukturierter Vorlagen und ihre besonderen Funktionen: Feldtypen, Standardwerte für Negativbefunde, die Option „Anzeigen, wenn nicht erwähnt" sowie häufige Probleme und wie man sie von vornherein vermeidet.
Aufbau einer strukturierten Vorlage
Eine strukturierte Vorlage ist in drei Ebenen gegliedert:
- Abschnitte
- bilden die großen Kapitel (z. B. Anamnese, Klinische Untersuchung). Der Abschnittstitel erscheint im fertigen Befund als große Überschrift (optional ausblendbar).
- Unterabschnitte
- gliedern Details innerhalb eines Abschnitts (z. B. Allgemeine Informationen, Auge rechts/links). Der Titel erscheint als kleine Überschrift (optional ausblendbar).
- Felder
- enthalten die eigentlichen Inhalte (z. B. Vorstellungsgrund, Medikation, Messwerte) in verschiedenen Formaten — Freitext, Single Choice, Multiple Choice oder Textbaustein.
Feld-Typen
Für jedes Feld wählen Sie einen Typ, der bestimmt, wie die KI die Information eintragen soll.
Freitext-Felder
Für Angaben, die je nach Fall stark variieren können. Die KI schreibt in eigenen Worten, was sie aus dem Gespräch entnommen hat.
Typische Beispiele: Vorstellungsgrund, Vorbericht, Symptomatik, Untersuchungsergebnisse mit variablem Befund, Medikationsangaben. Unter „Zusätzliche Anweisungen" können Sie optional weitere Hinweise geben — zum Beispiel eine gewünschte Einheit oder Formulierung.
Beispiele
- Feldname: „Medikation" — Zusatzhinweis: „Liste alle aktuell verabreichten Medikamente auf, schreibe in Stichpunkten."
- Feldname: „Blutdruckmessung" — Zusatzhinweis: „Wert in mm/Hg angeben."
Choice-Felder (Single und Multiple Choice)
Choice-Felder eignen sich, wenn die Ausgabe aus einer festen Liste von Optionen bestehen soll. Bei Single Choice wird genau eine Option ausgewählt; bei Multiple Choice können mehrere gleichzeitig zutreffen.
Single-Choice-Beispiele
- Impfstatus: „vollständig" / „unvollständig" / „unklar"
- Geschlecht/Kastrationsstatus: „weiblich" / „weiblich/kastriert" / „männlich" / „männlich/kastriert"
- Haltungsform: „Wohnungskatze" / „Freigänger"
Multiple-Choice-Beispiele
- Hautbefund-Typen: erythematös · papulös · pustulös · exsudativ
- Gültige Impfungen: Tollwut · Leptospirose · Parvo · Staupe
Die Optionen müssen klar und eindeutig sein. Wenn häufig Teilangaben oder Mischkonstellationen vorkommen, ist ein Freitextfeld die bessere Wahl.
Bei Angaben wie „Impfstatus" kann es sinnvoll sein, die Option „Anzeigen, wenn nicht erwähnt" zu aktivieren — so ist das Feld immer sichtbar und kann mit einem Klick nachgetragen werden.
Textbausteine
Textbausteine sind fest definierte Formulierungen, die unverändert in den Bericht übernommen werden. Sie eignen sich überall dort, wo Inhalte immer gleich formuliert erscheinen sollen — z. B. standardisierte Hinweise, Abkürzungsverzeichnisse oder Standardbehandlungen.
Die KI wertet den Kontext aus und erkennt, wann ein Baustein passt. Sie schlägt ihn dann automatisch vor.
Beispiele
- Standardanleitung zur Medikamentengabe (z. B. Carprofen)
- Einheitliche Narkoseprotokoll-Formulierung
- Hygiene- oder Biosicherheitshinweise
Standardwerte
Was ist ein Standardwert (Negativbefund)?
Ein Standardwert ist eine fest definierte Formulierung für den unauffälligen Befund eines Freitextfelds. Er spart Tipparbeit und sorgt für einheitliche Sprache.
Erkennt die KI aus dem Gespräch, dass ein Befund unauffällig ist, wird der Standardwert automatisch eingesetzt. Sobald eine Auffälligkeit genannt wird, bleibt der Standardwert leer oder wird entsprechend angepasst.
Beispiele
- Diktiert: „Schleimhäute unauffällig" → Standardwert: „Schleimhäute rosa, feucht; KFZ < 2 Sek."
- Niere im Ultraschall als unauffällig beschrieben → Standardwert: „Kapsel glatt und klar abgegrenzt; Parenchym homogen; KM-Differenzierung erhalten."
Felder dauerhaft anzeigen („Anzeigen, wenn nicht erwähnt")
Wenn die Option „Feld im Dokument anzeigen, auch wenn keine Angaben dazu gemacht werden" aktiv ist, erscheint das Feld immer im fertigen Dokument — auch wenn im Gespräch keine entsprechende Information enthalten war. Es wird dann entweder mit dem hinterlegten Standardwert oder Textbaustein befüllt oder leer gelassen.
Diese Option ist besonders hilfreich für Felder, die immer sichtbar sein sollen — zum Beispiel Textbausteine mit Standardhinweisen oder Felder, bei denen ein unauffälliger Befund trotzdem dokumentiert werden soll.
Situation: Der Puls wird bei der Allgemeinen Untersuchung immer mituntersucht, aber nur erwähnt, wenn er auffällig ist — trotzdem soll das Feld immer befüllt sein.
Lösung: Standardwert „regelmäßig und gleichmäßig" hinterlegen und „Feld immer anzeigen" aktivieren. Der Standardwert erscheint automatisch, solange keine Abweichung erwähnt wird.
Situation: Am Ende des Befunds soll immer ein fester Wiedervorstellungshinweis oder ein Abkürzungsverzeichnis stehen.
Lösung: Textbaustein mit dem gewünschten Text anlegen und „Anzeigen, wenn nicht erwähnt" auswählen — der Baustein erscheint dann immer an der vorgegebenen Stelle.
Tipps und häufige Fallstricke bei strukturierten Vorlagen
Strukturierte Vorlagen sind mächtig — aber je nach Aufbau kann es passieren, dass das Ergebnis nicht ganz dem entspricht, was man sich vorgestellt hat. Die folgenden Hinweise helfen dabei, häufige Probleme von vornherein zu vermeiden.
Generierungszeit ist grundsätzlich länger
Strukturierte Vorlagen brauchen immer mehr Rechenzeit als Standardvorlagen — unabhängig davon, wie viele Felder sie haben. Das Modell muss jeden Abschnitt und jedes Feld einzeln verarbeiten, was je nach Vorlage 2- bis 3-mal so lange dauern kann. Hinzu kommt: Je mehr Felder, desto länger — und desto höher das Risiko, dass dieselbe Information in mehreren Feldern gleichzeitig auftaucht und sich im Bericht wiederholt.
Empfehlung: Nur so viele Felder einbauen wie wirklich nötig. Jedes zusätzliche Feld verlängert die Wartezeit und erhöht die Gefahr von Redundanzen.
Für alle relevanten Informationen ein passendes Feld anlegen
Wenn im Gespräch eine Information erwähnt wird, für die es kein passendes Feld gibt, kann die KI sie nicht eindeutig zuordnen. Sie trägt sie dann entweder in ein inhaltlich nahegelegenes Feld ein — auch wenn es nicht ganz passt — oder fügt sie am Ende des Berichts unter „Details" oder „Sonstiges" an.
Wenn bestimmte Informationen regelmäßig im falschen Feld oder in einem unpassenden Abschnitt auftauchen, ist das meist ein Hinweis darauf, dass die Vorlage kein geeignetes Feld dafür enthält. Lösung: Fügen Sie ein dediziertes Feld für diese Information hinzu.
Auswahloptionen müssen zur Eingabe passen
Bei Single- und Multiple-Choice-Feldern werden nur die vordefinierten Optionen direkt ausgewählt. Passt ein genannter Wert zu keiner dieser Optionen, wählt die KI keine Option aus — stattdessen wird der abweichende Wert im zugehörigen „Details"-Feld eingetragen.
Empfehlung: Die vordefinierten Optionen sollten alle zu erwartenden Befunde abdecken, damit sie direkt ausgewählt werden. Werte außerhalb dieser Optionen lassen sich zwar über „Details" dokumentieren, erscheinen aber nicht als ausgewählte Option im Bericht. Überlegen Sie bei jedem Choice-Feld, ob im Praxisalltag Zwischenwerte oder Kombinationen vorkommen — dann ist ein Freitextfeld die sicherere Wahl.
Den Generator-Entwurf immer testen
Der Vorlagen-Generator erstellt einen guten Ausgangspunkt — aber er ist kein fertiges Endprodukt. Besonders bei strukturierten Vorlagen ist es wichtig, jeden Abschnitt, jedes Feld und jede Auswahlmöglichkeit zu kontrollieren.
- Passen die Feldnamen zu Ihrem Praxisvokabular?
- Sind die Auswahloptionen bei Choice-Feldern vollständig und eindeutig?
- Gibt es ein Feld „Sonstiges" für unerwartete Informationen?
- Führen Sie nach dem Speichern mindestens 2–3 Testaufnahmen durch und prüfen Sie das Ergebnis.