Organisation einrichten und Teams verwalten

Erklärvideo

In diesem Video sehen Sie, wie Sie Ihre Organisation einrichten, Lizenzen einsehen und Kolleg*innen einladen.

Organisation

Unter Einstellungen → Organisation sehen Sie auf einen Blick den Namen Ihrer Organisation, die maximale Anzahl der Benutzerlizenzen und eine optionale Beschreibung.

Als Administrator oder Inhaberin können Sie diese Angaben über das Stift-Symbol neben dem Organisationsnamen bearbeiten. Es öffnet sich eine Seitenleiste mit den Feldern Organisationsname und Beschreibung. Die maximale Benutzeranzahl ist durch Ihre Lizenz festgelegt und kann dort nur eingesehen, aber nicht geändert werden.

1. 1Öffnen Sie Einstellungen → Organisation.
2. 2Tippen Sie auf das Stift-Symbol neben dem Organisationsnamen.
3. 3Passen Sie Organisationsname oder Beschreibung an.
4. 4Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Wenn Sie mehr Nutzerlizenzen benötigen, können Sie diese monatlich hinzubuchen.

Mitglieder

Ebenfalls auf der Seite Einstellungen → Organisation finden Sie direkt darunter den Abschnitt Mitglieder. Er listet alle Personen, die Ihrer Organisation angehören, mit Name, E-Mail-Adresse und ihrer Rolle (z. B. Benutzer, Admin, Inhaber*in).

Als Administrator oder Inhaberin können Sie die Rolle einzelner Mitglieder über ein Dropdown-Menü in der jeweiligen Zeile ändern.

Mitglieder einladen

Solange noch freie Lizenzen vorhanden sind, erscheint im Abschnitt Mitglieder ein Personen-Symbol mit Pluszeichen. Darüber laden Sie neue Kolleg*innen per E-Mail ein.

1. 1Tippen Sie auf das Personen-Symbol mit Pluszeichen rechts in der Mitglieder-Überschrift.
2. 2Es öffnet sich das Fenster Benutzer einladen.
3. 3Geben Sie die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein.
4. 4Klicken Sie auf Einladung senden. Die Person erhält automatisch eine E-Mail mit einem Aktivierungslink.

Was die eingeladene Person tun muss:

1. 1Die eingeladene Person öffnet den Link in der Einladungs-E-Mail.
2. 2Hat sie noch keinen Account, legt sie dort ein Passwort fest und aktiviert den Zugang. Hat sie bereits einen Account mit derselben Adresse, wird dieser automatisch mit Ihrer Organisation verknüpft.
3. 3Nach der Aktivierung ist der Account sofort einsatzbereit.

Administratoren und Inhaberinnen sehen unterhalb der Mitgliederliste den Abschnitt Ausstehende Einladungen. Dort werden alle Einladungen angezeigt, die noch nicht angenommen wurden – mit der jeweiligen E-Mail-Adresse, Rolle und der Person, die die Einladung verschickt hat. Über den Button Widerrufen (auf dem Desktop) oder das Lösch-Symbol (auf dem Mobilgerät) lässt sich eine Einladung jederzeit zurückziehen.

Tipp: Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt geschrieben ist, bevor Sie die Einladung absenden. Eine Einladung an eine falsche Adresse lässt sich zwar widerrufen, aber die eigentlich gewünschte Person erhält dann keine Benachrichtigung.

Teams

Teams sind eine separate Funktion und befinden sich nicht unter den Organisationseinstellungen. Sie finden sie über den Menüpunkt Teams in der Hauptnavigation. Dort sehen Sie zwei Bereiche:

• Meine Teams – alle Teams, denen Sie bereits angehören
• Andere Teams in meiner Organisation – Teams, denen Sie noch nicht beigetreten sind, aber beitreten können

Neues Team erstellen (nur Admins und Inhaberinnen):

1. 1Navigieren Sie zu Teams in der Hauptnavigation.
2. 2Klicken Sie auf Neues Team.
3. 3Vergeben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung.
4. 4Speichern Sie das Team.

Über den Bereich Andere Teams in meiner Organisation können Sie einem Team beitreten. Einem Team, dem Sie bereits angehören, können Sie jederzeit wieder verlassen – die App fragt Sie vorher kurz zur Bestätigung.

Tipp: Teams sind besonders nützlich, wenn Ihre Praxis mehrere Standorte hat oder verschiedene Fachbereiche – z. B. Chirurgie und Innere Medizin – mit unterschiedlichen Vorlagen arbeiten sollen.